Navigieren durch Projektkomplexität: Leitfaden für Gründer

Die Umsetzung eines erfolgreichen Projektmanagements wird aufgrund der steigenden Anforderungen im Digitalisierung-Bereich immer komplexer. Einigen Gründern mangelt es an Fachkenntnissen, wenn es darum geht, Projekte zu planen, zu koordinieren, umzusetzen und erfolgreich abzuschließen. Dies führt häufig dazu, dass Projekte nicht abgeschlossen werden können oder enorme Kosten entstehen. Um diesen komplexen Anforderungen gerecht werden zu können, greifen immer mehr Unternehmer auf agile Methoden zurück. Ein Vorgehen, das auf selbstorganisierte Teams setzt und eine ständige Verbesserung von Projekten anstrebt.

Woran scheitern Projekte?

Es gibt zahlreiche Gründe, die zum Scheitern eines Projektes führen können. Häufig werden von den Verantwortlichen beispielsweise zu voreiligen Entscheidungen getroffen, wodurch oftmals verheerende Konsequenzen entstehen. Hinzu kommt, dass vielerorts die nötige Kompetenz und Lernbereitschaft fehlt, um alte Strukturen durchbrechen und optimieren zu können. Dies kann wiederum zu Mehrkosten führen und im schlimmsten Fall das Ende eines Unternehmens bedeuten. 

Folgende Aspekte sind besonders häufig für das Scheitern von Projekten ursächlich: 

• Unrealistische Erwartungen
• Formulierung unklarer Ziele 
• Begrenzte Ressourcen (Budget, Personal, Zeit…)
• Mangelnde Kommunikation im Team 
• Fehlende Transparenz
• Verzögerungen im Zeitplan 

Chancen und Herausforderungen von agilen Methoden im Projektmanagement 

Die Nutzung von agilen Methoden im Projektmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung im Berufsalltag. Doch worin liegt der Unterschied zwischen dem agilen und dem klassischen Projektmanagement? Klassische Methoden sind für einen strukturierten und linearen Ansatz bekannt. Agile Methoden bieten hingegen wesentlich mehr Flexibilität, wodurch man besser auf Veränderungen im Prozessverlauf eingehen kann. So ist es zum Beispiel üblich, dass im agilen Projektmanagement Rollen, Prozesse und Projektpläne kontinuierlich hinterfragt werden. Hierfür werden auch die Kunden stetig in den Prozess einbezogen. Anders als beim klassischen Projektmanagement ist es auch üblich, dass die Mitarbeitenden viele Freiheiten haben und auf feste Rollen verzichtet wird, wodurch sich jedes Teammitglied proaktiv in den Prozess mit einbringen kann. Bei der Zusammenarbeit wird außerdem verstärkt auf eine enge Zusammenarbeit sowie eine möglichst hohe Transparenz Wert gelegt. 

Agile Methoden basieren auf folgende, grundlegende Prinzipien:

• Individuen und Interaktionen sind bedeutsamer als Prozesse oder Werkzeuge
• Eine funktionierende Software ist bedeutsamer als eine umfassende Dokumentation
• Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist bedeutsamer als der Prozess der Vertragsverhandlung
• Veränderungen sind bedeutsamer als das strikte Befolgen eines Plans

Auch wenn agile Methoden an einigen Stellen überzeugen können, sind diese nichtsdestotrotz mit diversen Herausforderungen verbunden. Um agil vorgehen zu können, ist es zum Beispiel notwendig, intensiv zusammenzuarbeiten, wodurch fortlaufende Planungs- und Feedback-Runden notwendig sind. Dies erfordert nicht nur ein gutes Zeitmanagement, sondern auch die kontinuierliche Mitarbeit von allen Beteiligten. Auf Führungsebene sind außerdem Gesprächsführungskompetenzen von großer Relevanz. Hinzu kommt der Aspekt, dass agile Vorgehensweisen nur dann funktionieren können, wenn dieses Mindset fest in den Unternehmensabläufen verankert ist. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise ein neuer Umgang mit Fehlern gelernt und verinnerlicht werden muss.  

Scrum: Eine wichtige Methode für agiles Projektmanagement 

Bei Scrum handelt es sich um ein Framework (englisch für Rahmenstruktur) für agiles Projektmanagement. Mithilfe dieser agilen Methode sollen Teams in der gemeinsamen Zusammenarbeit unterstützt werden, sodass sie lernen, ihre Arbeit effizienter zu strukturieren und zu verwalten. Hierfür bietet Scrum einen Leitfaden mit Werten, Prinzipien und Praktiken. Das Ziel ist, dass Teams dazu in der Lage sind, sich selbst zu organisieren, zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern. Als Ansprechpartner für die verschiedenen Teams - sowohl Kunden als auch Geschäftsführung - eignet sich ein Scrum Master. Dieser ist dafür verantwortlich, dass die Teams effizient arbeiten, aber gleichzeitig keine “kontrollierende” Funktion einnehmen. Da diese Person eine wichtige Rolle in der Entwicklung des Projekts hat, kann man sich Hilfe von einem Scrum Master holen und die Prinzipien des Scrums effektiv an das eigene Team weitergeben. 

Kanban: Evolutionäres Change Management

Kanban ist - wie Scrum - eine Methode für agiles Projektmanagement. Hierbei handelt es sich um eine recht einfache agile Methode. Der Fokus liegt allerdings darauf, die bestehenden Prozesse nachhaltig zu verbessern. Diese Veränderungen sollen in kleinen Schritten (evolutionär) durchgeführt werden, anstatt im Rahmen einer größeren Maßnahme. Die Vorgehensweise mit Kanban beginnt beispielsweise damit, den Arbeitsprozess bildhaft darzustellen und Probleme herauszuarbeiten. Dies kann zum Beispiel in Form eines Whiteboards passieren. Mit der Bearbeitung der einzelnen Problemstellen soll nach und nach ein Flow entstehen, was bedeutet, dass es im gesamten Prozess ein möglichst gleichmäßiges Voranschreiten ohne lange Wartezeiten an einzelnen Stellen geben soll.

Die Lean-Methode

Mit der Lean-Methode wird das Ziel verfolgt, Projekte auf das Wesentliche zu reduzieren und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu “verschlanken”. Konkret bedeutet dies: ein möglichst minimaler Einsatz von Personal, Budget, Zeit etc. soll einen möglichst maximalen Nutzen für den Kunden haben. Jegliche Verschwendungen sollen damit vermieden werden. Es handelt sich dabei eher um eine Unternehmensphilosophie, als um eine Methode, die mit anderen agilen Methoden kombiniert wird. 

Lean basiert auf verschiedenen Grundprinzipien. Zu diesen Prinzipien zählen:

• Wert aus Kundensicht definieren
• Wertstrom analysieren und optimieren
• Flussorientierung herstellen
• Kundenzug orientierte Produktion (Pull-Prinzip)
• Ständige Verbesserung (Kaizen)

Design Thinking 

Eine weitere agile Methode ist das Design Thinking. Hierbei steht das Entwickeln kreativer Ideen und Lösungen im Mittelpunkt. Innovative Lösungen für Probleme treiben schließlich den Erfolg eines Unternehmens an. Mithilfe dieser Methode soll der kreative Prozess der Mitarbeitenden aktiv unterstützt und gefördert werden. Um das zu erreichen, ist es wichtig, eine strukturierte Herangehensweise im Unternehmen zu implementieren. Und genau dabei kommen die sechs Phasen des Design Thinkings ins Spiel. Zu diesen Phasen zählen:

1. Problem verstehen
2. Bedürfnisse beobachten
3. Herausforderungen definieren
4. Ideen entwickeln 
5. Prototypen erstellen
6. Prototypen testen

Die Design Thinking Methode kann in unterschiedlichen Kontexten Anwendung finden. Mithilfe dieser Methode können eine Menge Zeit und Ressourcen gespart werden.

Neben dem Design Thinking, Lean, Kanban und Scrum gibt es noch eine Reihe weiterer agiler Methoden, die in der Praxis Anwendung finden. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um Methoden, sondern auch um elementare Denkweise, die viele Neugründer dabei unterstützen können, den komplexen Herausforderungen in der Arbeitswelt gerecht zu werden. 

Foto von Jason Goodman auf Unsplash